片づけホームティーチャー園田 智恵です。

10月始めに、株式会社AKS様に伺いました。

10月入社の新入社員研修のためです。



たくさんのタレントさんを抱えている会社です。

グッズやCD、DVDもたくさん作成していますし、

同じように書類もたくさんあります。

書類に関しては、どの会社も同じだと思います。

新入社員研修では、書類の整理収納がメインで、プラス モノのお話もいたしました。



最近、個人情報がうるさく言われています。

ベネッセの情報漏えいは大きな社会問題となりました。

実は、我が家も登録されていました。

しかし、チャレンジを使っていたのは5年ほど前のこと。

まさか登録されたままとは思ってもいませんでした。

それが分かったのが、今回の漏えいのお詫びの手紙です。


化粧品店の登録は1年すれば消えます。

しかし、教育関係はずっと情報を抱えたままなのですね。

「いつか使える。」

我が家のは流出しなかったようですが、情報がストックされるのは怖いですね。

逆にいうと、企業は情報をしっかり管理しておく必要があるということです。

㈱AKS様から仕事依頼をいただいたのも、この個人情報の管理を重視したためです。




通常の書類の「いつか使える」はないのです。

書類には3種類あります。

(1)伝票のような年度文書で、1年を過ぎるとあまり使わない書類
(2)社史編纂や技術成果などの代替えのきかない書類
(3)図面や工事ファイルなどの完了したら一気に使わなくなる書類


日常の文書については(1)ですね。

文書の扱い方や、データ管理、仕事の優先順位等

仕事にはたくさんの管理する こと、もの、があります。

デスクに山のように書類が積まれている。

これでは、重要な文書がどこにいったか分からなくなる危険があります。

それは多大な損害を会社にもたらすものだということはご存じの通りです。

にも関わらず、多くの会社が管理に資源を投入していません。

大手の会社はファイリングシステムを導入しているところが多いですが

中小の会社になると、どうしても売上ばかりに目がいきがちです。

なんでも書類を捨てずにとっておく。

これは、本当に必要な情報が探し出しずらくなること。


今はスピードの時代です。

ちょっと他社より提出が遅れただけで、仕事が受注できないこともあります。

技術がほぼ同じであれば、速さが勝負!

その時に重要なのが、情報の整理がきちんとされているか?ということなのです。



会社は関係ないわ。

そう思っている主婦の方。

情報の整理は家庭も同じですよ。

お子様の学校のプリントは?

生命保険の証書は大丈夫でしょうか?

万が一震災が起きた時に必要な情報の整理は?


書類は身近なものです。

日々入ってくるDM、チラシ、新聞、雑誌

その賞味期限は?



我が家の場合、DM、チラシは、その場でいらないものは処分。

新聞も1日ですね。

雑誌   我が家ではあまり買わないのでほぼありません。


それでも仕事の書類は増えていきます。

手にした時にいる、いらないを瞬時に判断できるかどうか?

ここがデスクの上に滞留するかどうかの分かれ目。

忙しくてすぐには見れないのであれば

BOXに入れておいて、週末にはそのBOXは空にする。

それだけのルールで、書類の山はなくなります。


溜まれば溜まるほど時間がかかるのが書類の整理です。

ぜひコマメに整理していきましょう。


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