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片づけホームティーチャー園田 智恵です。

今日は、暑さが身に染みますね。

ちょっと涼しくなっていただけに、キツイです。




浅田梢さんの「ロジカルコミュニケーション」講座を視聴しました。

いかにロジカルに相手に伝えるか?がメインテーマです。

その中で、思考の整理ステップというキーワードがありました。


①大項目に分ける
②小項目に分ける
③ラベル(見出し)をつける


これって書類の整理とまったく同じです。

「項目」を「分類」に換えればいいだけですね。

つまり、「書類の整理」は「思考の整理」と同じステップを踏めばいいということです。





書類を溜めてしまう方は、実はどんどん頭の整理を後回しにしていることになります。

だから、山のようになった書類を見てパニックになり、思考が停止してしまうのです。

思考が停止すれば、さらに書類の山が大きくなっていく。。。

悪循環ですね。


やっぱり日々少しづつ【いる・いらない】を明確にして減らしていくしか方法はないのです。

1年見なかった書類なら、ほとんど見ないで捨てても問題が起こらない可能性が高い。





「ナムレコの統計」というのがあります。

1年以内に作成した書類を見る割合が99%

言い換えれば、1年過ぎたら、たった1%しか活用することがないということ。

情報は新しいのが命ですから、古い情報はいらないのです。
(社史編纂資料等は別です。)

特に今はネット社会。

いくらでも検索をかければ、知りたいことはでてきます。




ある会社の社長さんが言われていたことは、

事務所の引越をするのに、見ていないんだからそのまま処分してもいいか!

取引先からいただいた書類も、

えいや!!!

清水の舞台から飛び降りる気持ちで処分したそうです。




「3か月たっても、まったく問題ない。

いらない物だったんだね。」




そうおっしゃられていました。

それで2割、事務所のスペースが空いたそうです。

いかにいらない書類がスペースを奪っていたかが分かります。



「ほとんどの会社では、5割の書類を処分しても、問題ないと言われていますよ。

とお伝えしたところ、



「まだ足りないということだね。」

笑われていました。

きっと会社にお帰りになって、また減らされていると思います。






5割を処分

3割を保管

2割を事務所で使用


これが書類の王道ルール


フロアの空間が3~4割空いたとすれば、いったいいくらお家賃が浮くのでしょう。

それどころか、置き場所がないと言ってストレージを借りていたとしたら。。。

年間数百万円の経費が浮くかもしれないのです。




心の不安を紛らわすためだけに数百万円を払うのがいいのか、

会社の発展のために研究費に投じるのがいいのか。




貴方の会社はどちらのタイプでしょうか?

思考の整理をしてみると、いらない書類が見えてくること請け合いですよ。





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